Welk Spaans consulaat behandelt jouw NIE-aanvraag?

Iemand neemt een ochtend vrij, reist naar Den Haag, loopt naar de Spaanse ambassade en hoort daar dat ze niets kunnen doen. De website van de ambassade zegt het onomwonden: Esta embajada carece de sección consular. Deze ambassade heeft geen consulaire afdeling. Alle consulaire zaken in Nederland, het NIE inbegrepen, lopen via Amsterdam.

Dat is geen slordigheid van de ambassade. Het is hoe het Spaanse consulaire net is ingedeeld, en het verklaart waarom zoveel NIE-aanvragen vanuit Nederland en België bij het verkeerde loket beginnen. Er is er per land maar één dat je aanvraag mag aannemen, en dat is meestal niet het kantoor dat het dichtst bij je in de buurt zit.

Nederland: alleen Amsterdam

Het Consulado General de España en Ámsterdam zit aan het Frederiksplein 34. Het werkgebied is het hele land, plus de Caribische eilanden Curaçao, Bonaire, Aruba, Saba, Sint Maarten en Sint Eustatius. Een tweede beroepsconsulaat bestaat er in Nederland niet.

Dat betekent dat iemand in Groningen, Maastricht of Middelburg dezelfde route heeft als iemand in Amstelveen. De ambassade in Den Haag is geen alternatief en verwijst zelf door naar Amsterdam voor paspoort, burgerlijke stand, notariële zaken en afspraken.

De honoraire kantoren zijn geen sluiproute

In Rotterdam, Eindhoven en Limburg zitten honoraire vice-consulaten. Ze staan op kaarten, ze hebben openingstijden, en ze lijken daarmee een kortere weg. Dat zijn ze niet.

Honoraire agenten vallen onder Real Decreto 1390/2007 en handelen alleen op instructie van de beroepsconsul. Artikel 14 van dat besluit verbiedt hun uitdrukkelijk om op te treden als ambtenaar van de burgerlijke stand of om notariële bevoegdheid uit te oefenen. Ze zijn er om Spanjaarden bij te staan en een beperkte set taken te doen. Geen enkele NIE-pagina van het Spaanse ministerie stuurt een aanvrager naar een honorair kantoor.

Wie daar toch aanklopt voor een NIE, verliest een middag. Wat de consulaire afspraak in Amsterdam wel inhoudt staat in onze gids over de consulaire route en de alternatieven.

België: Antwerpen sloot in 1998

Belgische zoekresultaten noemen nog altijd een Spaans consulaat in Antwerpen alsof het een volwaardig kantoor is. Het is opgeheven met ingang van 1 januari 1998, bij een Orden van 15 december 1997 die ook het consulaat in Luik sloot. Beide werkgebieden gingen op in Brussel.

Sindsdien beslaat de demarcación van het Consulado General in Brussel heel België. Voor een NIE heeft een inwoner van Antwerpen, Gent of Hasselt dus met Brussel te maken, net als iemand uit Namen of Luik. In Antwerpen, Brugge, Gent en Luik zitten nog honoraire consulaten, met dezelfde beperkingen als hierboven.

Eén detail waar Vlamingen over struikelen. Het honoraire kantoor in Luik noemt de provincie Luxemburg in zijn gebied. Dat is de Belgische provincie rond Aarlen, niet het Groothertogdom, dat een eigen Spaanse ambassade met consulaire afdeling heeft. De volledige Belgische procedure staat in NIE-nummer aanvragen in België, en de Nederlandse in NIE-nummer aanvragen in Nederland.

De beperking die bepaalt of het consulaat überhaupt de juiste route is

Dit is het stuk dat vrijwel geen enkele gids noemt, en het weegt zwaarder dan welk adres dan ook.

Het consulaire NIE is bedoeld voor mensen die niet naar Spanje verhuizen. De pagina voor Amsterdam beperkt het zonder omhaal: alleen wie er korter dan drie maanden verblijft en aantoonbare economische, professionele of sociale belangen heeft, kan daar aanvragen.

Het ministerie zegt er ook bij wat het nummer wel en niet is: een consulair NIE maakt het mogelijk zaken te doen met de Spaanse overheid, maar is niet geldig om in Spanje te verblijven en toont geen verblijf in Spanje aan.

Het consulaat is dus de juiste route om vanuit Nederland of België een woning te kopen, een contract te tekenen, een erfenis af te wikkelen of een vennootschap op te richten. Het is de verkeerde route voor wie daadwerkelijk verhuist. Als Nederlander of Belg ben je EU-burger, en dan levert de inschrijving in Spanje het nummer sowieso op, zonder consulaat en zonder visum. Dat staat in residencia aanvragen in Spanje en in NIE-nummer aanvragen in Spanje.

Formulieren, kosten en doorlooptijd

Het dossier is in Amsterdam en Brussel hetzelfde: formulier EX-15 in origineel en kopie, ondertekend, met de economische, professionele of sociale reden erin; het paspoort met een kopie; en modelo 790 código 012 met de betaalde leges. De leges bedragen €9,84. Actuele bedragen staan in wat kost een NIE-nummer.

De opgegeven doorlooptijd is twee weken, te verlengen bij overmacht. De praktijk loopt daarboven. Geen enkel consulaat kan dat versnellen: het nummer wordt in Spanje toegekend door de Comisaría General de Extranjería y Fronteras, en het consulaat is een loket en geen beslisser. Wat wel en niet helpt staat in versneld een NIE aanvragen.

Amsterdam werkt met een online afsprakensysteem, Brussel neemt de afspraak per e-mail aan. Beide zijn schaars, en beide vormen het echte knelpunt in de doorlooptijd.

Er moet iemand komen opdagen

De regel staat overal identiek geformuleerd: La presencia física del solicitante o de su representante es siempre obligatoria. De fysieke aanwezigheid van de aanvrager of zijn vertegenwoordiger is altijd verplicht.

Nauwkeurig gelezen is dat ruimer dan het klinkt. Er staat niet dat de aanvrager moet komen. Een vertegenwoordiger mag indienen, mits die een identiteitsbewijs meebrengt en een volmacht waarin uitdrukkelijk staat dat hij bevoegd is een NIE-aanvraag in te dienen.

Wat het uitsluit is indienen per post of online. Er moet iemand aan de balie staan. Dat is precies waarom vertegenwoordiging het gebruikelijke antwoord is, en waarom een aanvraag die in Spanje wordt ingediend door een advocaat met volmacht de reis naar Amsterdam of Brussel helemaal overslaat.

Veelgestelde vragen

Is er een Spaans consulaat in Den Haag?
Er is een ambassade, en die heeft geen consulaire afdeling. Consulaire zaken voor heel Nederland lopen via Amsterdam.

Kan ik in Rotterdam of Eindhoven terecht voor een NIE?
Nee. Dat zijn honoraire vice-consulaten. Ze mogen geen burgerlijke stand doen en geen notariële bevoegdheid uitoefenen, en het ministerie verwijst voor het NIE uitsluitend naar Amsterdam.

Bestaat het Spaanse consulaat in Antwerpen nog?
Als beroepsconsulaat niet. Het is per 1 januari 1998 opgeheven en het werkgebied ging naar Brussel. In Antwerpen zit nog een honorair consulaat, maar daar wordt geen NIE ingediend.

Mag ik als Belg in Amsterdam aanvragen, of als Nederlander in Brussel?
Nee. Elk kantoor neemt aanvragen aan van mensen die in zijn eigen werkgebied wonen, en die gebieden vallen samen met de landsgrenzen.

Kan een Spaanse advocaat het aanvragen zonder dat ik reis?
Ja, met een volmacht die de NIE-aanvraag uitdrukkelijk dekt. Er moet iemand aan een balie verschijnen, maar dat hoef jij niet te zijn.

Waarom Buenaley?

Buenaley is een Spaans advocatenkantoor dat Nederlandse en Belgische cliënten begeleidt. Wij stellen eerst vast welke route van toepassing is, want de consulaire is verkeerd voor een flink deel van de mensen die ernaar op zoek gaat.

• NIE ingediend met een volmacht, zonder consulaire afspraak en zonder reis naar Amsterdam of Brussel
• Eerst het juiste traject vaststellen, zodat er geen dag verloren gaat aan het verkeerde loket
• NIE, aankoop, padrón en residencia als één dossier waar ze samenvallen
• Vaste prijs, vooraf afgesproken, en Nederlandstalig contact

Onduidelijk of je bij het consulaat moet zijn of dat het in Spanje sneller gaat? Vertel waar je woont en waar het nummer voor is, dan krijg je een recht antwoord. Of begin bij de NIE-pagina.