NIE, NIF, DNI en CIF in Spanje: wat is het verschil?

Open een bankrekening in Spanje en er wordt om je NIF gevraagd. Teken een akte en de notaris vraagt om je NIE. Een Spaanse leverancier stuurt een factuur met een CIF erop. Vier afkortingen, door elkaar gebruikt door mensen die beter zouden moeten weten, en zelden is duidelijk of het nu om vier verschillende dingen gaat of om één ding met vier namen.

Het korte antwoord: het zijn verschillende begrippen, maar ze overlappen op een manier die alles ineens logisch maakt.

De vier nummers, kort

DNI staat voor Documento Nacional de Identidad, het Spaanse identiteitsbewijs, geregeld in Real Decreto 1553/2005. Alleen Spanjaarden hebben er een. Het is zowel het pasje als het nummer erop: acht cijfers plus een controleletter.

NIE staat voor Número de Identidad de Extranjero, het identiteitsnummer voor buitenlanders, vastgelegd in artikel 206 van Real Decreto 557/2011. Iedere buitenlander met een economische, professionele of sociale band met Spanje krijgt er een. Opbouw: een letter X, Y of Z, dan zeven cijfers, dan een controleletter.

NIF staat voor Número de Identificación Fiscal, het fiscaal identificatienummer, geregeld in Real Decreto 1065/2007. Hier begint de verwarring, want het NIF is meestal helemaal geen apart nummer.

CIF was de Código de Identificación Fiscal, de oude fiscale code voor bedrijven. Die bestaat juridisch niet meer.

De kern: je NIE ís je NIF

Dit ene gegeven lost het grootste deel van de verwarring op. Op grond van Real Decreto 1065/2007 fungeert het NIE van een buitenlander rechtstreeks als fiscaal nummer. Er is geen tweede nummer om aan te vragen en geen apart NIF-certificaat om op te halen.

Voor Spanjaarden geldt dezelfde logica: hun DNI-nummer is hun NIF. Vraagt een bank, een verhuurder of de Spaanse belastingdienst dus om je NIF en ben je buitenlander, dan is het antwoord je NIE.

Zie NIF vooral als een rol en niet als een nummer: het is het nummer dat je voor fiscale doeleinden gebruikt. Voor jou is dat je NIE.

En CIF? Die is afgeschaft

CIF was de fiscale code voor bedrijven en andere rechtspersonen. Real Decreto 1065/2007 heeft die opgenomen in het NIF-systeem, dus sinds 2008 hebben Spaanse bedrijven een NIF en geen CIF.

Het Spaanse bedrijfsleven heeft dat memo nooit gekregen. Je ziet "CIF" nog altijd op facturen, in contracten en in boekhoudsoftware, en in gesprekken wordt het gewoon zo genoemd. Praktisch gezien is dat niet fout, het is achterhaalde terminologie. Een bedrijfs-NIF begint met een letter die het type rechtspersoon aangeeft: A voor een sociedad anónima, B voor een sociedad limitada, G voor een vereniging, gevolgd door zeven cijfers en een controleteken.

Hoe je het nummer zelf leest

Het laatste teken van een DNI of NIE is geen versiering. Het is een controleletter, berekend uit de cijfers, en daardoor kan het systeem van een bank een typefout meteen afvangen.

De berekening is voor beide gelijk. Neem het cijferdeel, deel door 23 en houd de rest over. Die rest, van 0 tot en met 22, wijst een positie aan in deze vaste reeks:

T R W A G M Y F P D X B N J Z S Q V H L C K E

Bij een NIE vervang je eerst de beginletter door een cijfer: X wordt 0, Y wordt 1, Z wordt 2. Een NIE die begint met Y1234567 lees je dus als het getal 11234567. Deel dat door 23 en de rest is 10. Vanaf nul geteld staat op positie 10 de letter X, dus het volledige nummer is Y1234567X.

Let op welke letters ontbreken: I, Ñ, O en U zijn bewust weggelaten, omdat ze te makkelijk verward worden met de cijfers 1 en 0, of met elkaar. Eindigt een NIE op zo'n letter, dan is er ergens verkeerd overgeschreven.

Wat X, Y en Z werkelijk betekenen

Er bestaat een hardnekkig misverstand dat de beginletter iets zegt over nationaliteit, verblijfsstatus of de regio waar het nummer is afgegeven. Dat is niet zo.

De letter is chronologisch. X werd gebruikt tot 15 juli 2008. Y wordt uitgegeven sinds 16 juli 2008, op grond van Orden INT/2058/2008. Z ligt in reserve voor als de Y-reeks op raakt.

De letter zegt dus ongeveer wanneer het nummer is toegekend, en verder niets. Iemand met een X is niet meer of minder resident dan iemand met een Y.

Welk document je krijgt

Het nummer is één ding. Het papier of pasje dat bewijst dat je het hebt, is iets anders, en dat hangt volledig af van je situatie.

• Niet-resident die alleen het nummer nodig heeft. Je krijgt een wit A4-certificaat met je NIE erop. Geen foto, geen pasje, niets voor in je portemonnee.
• EU-burger die in Spanje woont. Je schrijft je in bij het Registro Central de Extranjeros op grond van Real Decreto 240/2007 en krijgt het groene inschrijvingsbewijs, het Certificado de Registro de Ciudadano de la Unión, met je NIE erop. Dat komt als A4 of als klein groen kaartje.
• Niet-EU-burger met verblijf in Spanje. Je krijgt een TIE, de Tarjeta de Identidad de Extranjero: een pasje met foto, met daarop je NIE plus een apart supportnummer dat bij elke verlenging verandert.

Wat ons bij een vraag brengt die we voortdurend krijgen.

Bestaat er een NIE-kaart?

Nee. Er bestaat geen officieel document dat NIE-kaart heet. Wie die term gebruikt, bedoelt afhankelijk van de situatie het witte certificaat, het groene EU-inschrijvingsbewijs of de TIE.

Dat is praktisch relevant. Vraagt een Spaanse bank of makelaar om je "NIE-kaart" en ben je niet-resident koper, dan bedoelen ze je witte certificaat. Verschijnen met de verwachting dat je ooit een pasje had moeten krijgen, levert alleen vertraging op.

Wat verloopt er wel en niet?

Het NIE-nummer zelf verloopt nooit. Het wordt één keer toegekend en blijft van jou, ook als je twintig jaar wegblijft uit Spanje en terugkomt.

Met de documenten ligt het anders. Een TIE-kaart heeft een vervaldatum die gekoppeld is aan je verblijfsvergunning en moet verlengd worden. Het witte niet-residentcertificaat kent geen wettelijke vervaldatum, maar banken, notarissen en het kadaster willen in de praktijk vaak een exemplaar van maximaal drie maanden oud. Het groene EU-certificaat verloopt niet zoals een TIE; na vijf jaar onafgebroken verblijf kun je de permanente versie aanvragen.

Het onderscheid om te onthouden: je nummer is permanent, je papieren niet.

Kort overzicht

• Spanjaard, elk doel: DNI-nummer, tevens het NIF.
• Buitenlander, elk doel inclusief belasting: NIE, tevens het NIF.
• Spaans bedrijf: NIF beginnend met een letter, in de volksmond nog steeds CIF.
• Bewijsdocument niet-EU-resident: TIE-kaart.
• Bewijsdocument EU-resident: groen certificaat.

Waarom Buenaley?

De meeste mensen hoeven dit nooit te weten, tot een notaris een document weigert of een bank een formulier afkeurt. Op dat moment wordt het ineens urgent, en kost het verschil tussen een NIE-certificaat en een groen certificaat je zomaar een afspraak.

Buenaley is een Spaans advocatenkantoor dat internationals bijstaat op precies deze punten: identificatienummers, aankoop van vastgoed, belasting en verblijf. We zeggen welk nummer en welk document jouw situatie werkelijk vraagt, voordat het een probleem wordt.

• Heldere antwoorden in je eigen taal, zonder jargon.
• Ervaring met wat Spaanse banken, notarissen en registers wel en niet accepteren.
• Praktische hulp, van een eerste NIE tot een volledige aankoop.

Twijfel je welk nummer je nodig hebt, of moet je een NIE aanvragen voor een deadline? Neem contact op, dan kijken we er samen naar.

‍