Digitaal certificaat in Spanje aanvragen met een NIE

Met een Spaans digitaal certificaat regel je online zaken met de Spaanse belastingdienst, de sociale zekerheid, de verkeersdienst en de gemeente, zonder afspraak en zonder tussenpersoon. Voor Nederlandse en Belgische eigenaren van een Spaanse woning is het handig, maar de route is anders dan veel sites beschrijven: een videogesprek vanuit huis kan alleen met een Spaans ID, en DigiD of itsme vervangen het certificaat maar ten dele.

Wat het certificaat is

Het gewone certificaat voor particulieren wordt gratis uitgegeven door de FNMT, de Spaanse munt, en in je browser geïnstalleerd. Het identificeert je met je NIE en geldt als handtekening bij Spaanse overheidsdiensten. Zonder NIE geen certificaat; zie wat is een NIE-nummer.

Video-identificatie: alleen voor Spanjaarden

De FNMT biedt identificatie via video, maar alleen voor houders van een geldig Spaans identiteitsbewijs (DNI), en voor €2,99 plus btw. Met een NIE zijn er drie routes:

• Persoonlijk bij een registratiekantoor in Spanje, bijvoorbeeld van de belastingdienst of de sociale zekerheid, na een online aanvraag.
• Bij een Spaans consulaat in Nederland of België, maar alleen een beroepsconsulaat, geen honorair consulaat.
• Via iemand anders, met je handtekening op de aanvraag gelegaliseerd door een notaris. Een volmacht wordt hiervoor niet geaccepteerd.

Welke documenten

Als EU-burger neem je mee: een document met je NIE (het groene registratiecertificaat of het officiële toekenningsdocument van het NIE, ook als dat verlopen is) en je paspoort of Nederlandse of Belgische identiteitskaart. Buitenlandse documenten moeten zo nodig van een apostille en beëdigde vertaling voorzien zijn.

DigiD en itsme: handig, maar pas na het NIE

DigiD en de Belgische eID en itsme zijn Europees erkend, en de Spaanse belastingdienst accepteert ze voor een aantal procedures, waaronder de aangifte voor niet-inwoners en het registreren van een machtiging. Maar alleen als je al een NIE of Spaans fiscaal nummer hebt; de belastingdienst vraagt dat eerst. Of andere Spaanse diensten, zoals de verkeersdienst of de sociale zekerheid, ze ook accepteren, is niet vanzelfsprekend. Voor de meeste eigenaren blijft het FNMT-certificaat de universele oplossing.

Geldigheid en verlengen

Oudere informatie noemt vier jaar. Certificaten uit de oudere reeks van de FNMT zijn nu geldig tot 31 december 2028, certificaten uit de nieuwe reeks maximaal vier jaar. De einddatum staat in het certificaat zelf.

Online verlengen kan alleen in de laatste 60 dagen vóór het verlopen, en niet als:

• het certificaat al eens online verlengd is;
• het verkregen is via video, met een Spaans elektronisch ID of met een ander certificaat;
• het al verlopen is.

Dan moet je je opnieuw persoonlijk identificeren. Zet de einddatum dus in je agenda.

Cl@ve als alternatief

Cl@ve is het Spaanse inlogsysteem met pincode of vast wachtwoord. Registreren via video kan alleen voor Spanjaarden. Met een NIE kun je je online registreren met een uitnodigingsbrief die per post naar je fiscale adres wordt gestuurd, wat het basisniveau geeft, of persoonlijk voor het hogere niveau. Een Nederlands of Belgisch mobiel nummer wordt geaccepteerd.

Machtigen

Met een certificaat kun je een advocaat of gestor online machtigen, voor maximaal vijf jaar. Elke overheidsdienst kan een eigen register bijhouden; de belastingdienst en de verkeersdienst hebben er elk een, dus een machtiging in het ene register geldt niet automatisch voor het andere.

Vragen die we krijgen

Wat doe ik ermee als eigenaar?
De jaarlijkse aangifte voor niet-inwoners, de IBI betalen, je kadastrale gegevens bekijken en officiële kennisgevingen ontvangen. Zie belasting op een tweede woning in Spanje.

Kan ik het op meerdere computers zetten?
Ja, door het met wachtwoord te exporteren. Behandel dat bestand als een ondertekende blanco cheque.

Is het hetzelfde als een NIE?
Nee. Het NIE is het nummer, het certificaat is een manier om ermee te tekenen. Zie NIE, NIF en DNI.

Waarom Buenaley?

Buenaley is een Spaans advocatenkantoor dat Nederlandse en Belgische eigenaren begeleidt. Voor wie zijn Spaanse zaken online wil regelen, nemen wij twee dingen uit handen, in deze volgorde.

Het eerste is het NIE, waarzonder er geen certificaat is. Dat regelen wij via onze NIE-dienst, met daarna de lijst van wat je voor het certificaat meeneemt.

Het tweede is de woning: de jaarlijkse belastingen en aangiftes, met of zonder eigen certificaat.

• NIE-aanvraag vanuit Nederland of België
• Documentenlijst voor de FNMT of het consulaat
• Machtigingen geregistreerd waar ze nodig zijn
• Jaarlijkse aangifte voor niet-inwoners en IBI geregeld
• Officiële kennisgevingen in de gaten gehouden

Een woning in Spanje zonder het papierwerk? Laat weten wat je zelf wil doen en wat je liever uit handen geeft. Of begin met de NIE-aanvraag.