Volmacht voor Spanje regelen vanuit Nederland of België

De aktedatum in Spanje staat vast. De notaris heeft de partijen ingepland, de verkoper heeft een vlucht geboekt, en jij kunt er die week niet zijn. Op dat moment gaat iedereen op zoek naar een volmacht, en meestal is dat een week te laat.

Een volmacht voor Spanje is geen brief die je tekent en scant. Het is een notariële akte met een apostille, en tussen die twee stappen zit precies het tijdverlies dat aankopen laat klappen.

Wat de Spaanse wet eist

Artikel 1280 van het Spaanse Burgerlijk Wetboek somt op welke handelingen in een openbare akte moeten. Onder punt vijf staat de volmacht om goederen te beheren, en elke andere volmacht die ziet op een handeling die zelf in een openbare akte moet of die derden kan benadelen.

Een woning kopen valt onder punt één van datzelfde artikel. De volmacht om die woning namens jou te kopen valt dus onder punt vijf. Een onderhandse machtiging, hoe netjes ook opgesteld, voldoet niet.

Route 1: je eigen notaris, daarna de apostille

De praktische route vanuit Nederland en België is dezelfde in opzet en verschilt in de uitvoering.

Nederland. De notaris maakt de akte op of legaliseert je handtekening onder de volmacht. Daarna gaat het document naar de rechtbank voor de apostille. Je mag elke rechtbanklocatie kiezen die apostilles afgeeft, dus niet per se de rechtbank in je eigen arrondissement. De kosten zijn €27 in 2026, tegen €26 in 2025. Een afspraak is niet nodig; wie voor 16:30 aan de balie staat, heeft het document dezelfde dag terug.

Eén ding is goed om te weten voordat je erop rekent: Nederland geeft zelf geen elektronische apostille af. Je krijgt papier, en dat papier moet fysiek naar Spanje.

België. Hier is het omgekeerd. Sinds 1 mei 2018 worden apostilles uitsluitend elektronisch afgegeven. De kosten zijn €20 per document en de afhandeling duurt normaal gesproken binnen 48 uur.

Belangrijk detail: bij een notariële akte dien je de apostille niet zelf aan. Particulieren hebben geen toegang tot het portaal van de FOD Buitenlandse Zaken; dat loopt via erkende partners, en voor een notariële volmacht is dat je notaris. Vraag er dus meteen om bij het maken van de akte in plaats van achteraf.

Omdat België alleen elektronisch werkt, is het verstandig om vooraf bij de Spaanse notaris te controleren in welke vorm hij de apostille aangeleverd wil krijgen. Het Spaanse ministerie bevestigt dat apostilles uit verdragslanden niet meer gelegaliseerd hoeven te worden, maar over de aanvaarding van buitenlandse elektronische apostilles doet het geen uitspraak.

De vertaling die iedereen vergeet

Een Nederlandstalige akte met apostille is nog geen bruikbaar stuk in Spanje. Er moet een vertaling naar het Spaans bij, en niet elke vertaling telt.

Het Spaanse ministerie van Buitenlandse Zaken erkent als officiële vertaling onder meer: vertalingen door een traductor jurado die door dat ministerie is benoemd, en vertalingen door een Spaanse vertegenwoordiging in het buitenland. Vertalingen van die eerste soort zijn in Spanje uit zichzelf geldig en hoeven niet verder gelegaliseerd te worden.

Een Nederlandse of Belgische beëdigd vertaler valt niet in die categorieën. Het ministerie schrijft met zoveel woorden dat buitenlandse lokale vertalingen door Spaanse vertegenwoordigingen gelegaliseerd kunnen worden, maar dat sommige Spaanse instanties ze desondanks niet aanvaarden. Kies dus voor een door het Spaanse ministerie benoemde vertaler en je slaat die discussie over.

Route 2: de akte bij het Spaanse consulaat

Het alternatief is de volmacht laten passeren bij het Spaanse consulaat. Dat scheelt de apostille en de vertaling, want de akte is dan meteen Spaans en Spaans-notarieel.

Het Consulado General in Amsterdam biedt die dienst, en biedt hem uitdrukkelijk ook aan niet-Spanjaarden aan: volmachten kunnen worden verleend door Spanjaarden of buitenlanders om een gemachtigde te laten optreden bij elke rechtsgeldige handeling in Spanje. Aanvragen gaat per e-mail met een aanvraagformulier, een afspraak is verplicht, en persoonlijke verschijning op de dag van ondertekening is altijd nodig. Het consulaat zegt er zelf bij dat het geen afhandeling binnen een gewenste termijn kan garanderen. Welk kantoor voor jou bevoegd is staat in onze gids over welk Spaans consulaat je aanvraag behandelt.

Voor Vlaamse lezers is er op dit moment een praktisch probleem. Het Consulado General in Brussel heeft in april 2026 aangekondigd de notarisdienst op te schorten tot september, met alleen zeer dringende gevallen. Als reden noemt het consulaat dat het aantal ingeschreven landgenoten groeide van 25.000 naar bijna 90.000 zonder extra personeel. Het verwijst door naar het Portal Notarial del Ciudadano, waarmee je een akte per videoconferentie bij een notaris in Spanje kunt passeren, maar daarvoor is Spaanse elektronische identificatie nodig die de meeste niet-ingezetenen niet hebben.

Nog iets om niet in te trappen: een honorair consulaat is geen alternatief. Het ministerie stelt zonder omhaal dat honoraire consulaten van Spanje geen notariële functies mogen uitoefenen. In Rotterdam, Eindhoven, Antwerpen, Brugge en Gent kun je dus geen volmacht laten passeren.

De Europese misvatting

Nederlanders en Belgen zijn EU-burgers, en er bestaat een Europese verordening die het vrije verkeer van openbare documenten vereenvoudigt. Dan lijkt een apostille overbodig. Dat klopt niet.

Verordening (EU) 2016/1191 somt in artikel 2 limitatief op waar zij op ziet: geboorte, in leven zijn, overlijden, naam, huwelijk en huwelijksbevoegdheid, echtscheiding, geregistreerd partnerschap, afstamming, adoptie, woonplaats, nationaliteit en het ontbreken van een strafblad. Een volmacht stelt geen van die feiten vast en valt er dus buiten.

Voor volmachten blijft het Apostilleverdrag van 5 oktober 1961 gelden. Nederland is daar partij bij sinds 1965, België sinds 1976 en Spanje sinds 1978.

Wat er in de volmacht moet staan

De inhoud bepaalt of de akte in Spanje bruikbaar is. Een volmacht die alleen in algemene bewoordingen spreekt over het behartigen van belangen levert discussie op bij de notaris en bij het eigendomsregister.

Benoem de handelingen apart. De aankoop of verkoop van een specifiek pand. Het aanvragen van een NIE-nummer, uitdrukkelijk als zodanig. Het openen van een bankrekening. Het indienen van belastingaangiften, waaronder modelo 600 en de inhouding van 3 procent bij een niet-ingezeten verkoper. Het inschrijven van de akte. Waarom die aangiften erbij horen staat in onze gids over huis kopen in Spanje en het NIE.

Vermeld ook je paspoortgegevens precies zoals ze in het document staan, en je NIE als je dat al hebt. Namen die niet exact overeenkomen zijn de meest voorkomende reden dat een akte alsnog opnieuw moet.

Veelgestelde vragen

Kan ik de volmacht per e-mail regelen zonder ergens te verschijnen?
Nee. Bij de eigen notaris moet je verschijnen voor de akte of de legalisatie van je handtekening, en bij het consulaat is persoonlijke verschijning op de dag van ondertekening altijd verplicht.

Hoe lang van tevoren moet ik beginnen?
Reken bij de notarisroute op de doorlooptijd van je eigen notaris plus de apostille plus de beëdigde vertaling. In Nederland is de apostille zelf een dagdeel, in België doorgaans twee dagen. De vertaling is meestal de langste stap.

Is een Belgische elektronische apostille genoeg voor een Spaanse notaris?
België geeft geen andere vorm af, dus in de praktijk werk je ermee. Vraag de Spaanse notaris vooraf hoe hij hem aangeleverd wil krijgen, zodat je niet op de aktedatum voor verrassingen staat.

Kan ik een bestaand Nederlands of Belgisch levenstestament gebruiken?
Zelden zonder aanpassing. Die aktes zijn geschreven voor het eigen rechtsstelsel en benoemen de Spaanse handelingen niet. Laat er een aparte volmacht voor Spanje naast maken.

Moet ik de volmacht laten intrekken als ik hem niet meer nodig heb?
Dat kan bij dezelfde notaris. Geef een volmacht ook liever een einddatum of een duidelijk afgebakend doel mee dan een onbeperkte looptijd.

Waarom Buenaley?

Buenaley is een Spaans advocatenkantoor dat Nederlandse en Belgische cliënten begeleidt. Wij stellen de tekst van de volmacht op zoals de Spaanse notaris en het register hem willen zien, zodat jouw notaris hem alleen nog hoeft te passeren.

• Concepttekst in het Spaans, met een Nederlandse toelichting zodat je weet wat je tekent
• Afstemming vooraf met de Spaanse notaris over vorm en apostille
• Beëdigde vertaling via een door het Spaanse ministerie benoemde vertaler
• Vaste prijs, vooraf afgesproken, en Nederlandstalig contact

Staat er een aktedatum in de agenda waar je zelf niet bij kunt zijn? Leg de data en de handelingen voor, dan hoor je welke route haalbaar is. Of begin bij de NIE-pagina.